วันศุกร์ที่ 25 เมษายน พ.ศ. 2551

การสื่อสาร

ความหมายและองค์ประกอบของการสื่อสาร
การสื่อสาร (Communication) หมายถึง กระบวนการส่งข่าวสารข้อมูลจากผู้ส่งข่าวสารไปยังผู้รับข่าวสาร มีวัตถุประสงค์เพื่อชักจูงให้ผู้รับข่าวสารมีปฏิกริยาตอบสนองกลับมา โดยคาดหวังให้เป็นไปตามที่ผู้ส่งต้องการ

องค์ประกอบของการสื่อสาร ประกอบด้วย
1. ผู้ส่งข่าวสาร (Sender)
2. ข้อมูลข่าวสาร (Message)
3. สื่อในช่องทางการสื่อสาร (Media)
4. ผู้รับข่าวสาร (Receivers)
5. ความเข้าใจและการตอบสนองกระบวนการสื่อสาร

กระบวนการสื่อสาร (Communication Process)
โดยทั่วไปเริ่มต้นจากผู้ส่งข่าวสาร (Sender) ทำหน้าที่เก็บรวบรวมแนวความคิดหรือข้อมูล จากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ เมื่อต้องการส่งข่าวไปยังผู้รับข่าวสาร ก็จะแปลงแนวความคิดหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกมาเป็น ตัวอักษร น้ำเสียง สี การเคลื่อนไหว ฯลฯ ซึ่งเรียกว่าข่าวสาร (Massage) จะได้รับการใส่รหัส(Encoding) แล้วส่งไปยังผู้รับข่าวสาร (Receivers) ผ่านสื่อกลาง (Media) ในช่องทางการสื่อสาร (Communication Channels)ประเภทต่าง ๆ หรืออาจจะถูกส่งจากผู้ส่งข่าวสารไปยังผู้รับข่าวสารโดยตรงก็ได้ ผู้รับข่าวสาร เมื่อได้รับข่าวสารแล้วจะถอดรหัส (Decoding) ตามความเข้าใจและประสบการณ์ในอดีต หรือสภาพแวดล้อมในขณะนั้น และมีปฏิกริยาตอบสนองกลับไปยังผู้ส่งข่าวสารซึ่งอยู่ในรูปขอความรู้ ความเข้าใจ การตอบรับ การปฏิเสธหรือการนิ่งเงียงก็เป็นได้ ทั้งนี้ข่าวสารที่ถูกส่งจากผู้ส่งข่าวสารอาจจะไม่ถึงผู้รับข่าวสารทั้งหมดก็เป็นได้ หรือข่าวสารอาจถูกบิดเบือนไปเพราะในกระบวนการสื่อสาร ย่อมมีโอกาสเกิดสิ่งรบกวน หรือตัวแทรกแซง(Noise or Interferes) ได้ ทุกขั้นตอนของการสื่อสาร

คุณลักษณะของผู้ประสบความสำเร็จในการสื่อสาร

1. มีความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องต่าง ๆ
2. มีทักษะในการสื่อสาร
3. เป็นคนช่างสังเกต เรียนรู้ได้เร็ว และมีความจำดี
4. มีความซื่อตรง มีความกล้าที่จะกระทำในสิ่งที่ถูกต้อง
5. มีความคิดสุขุม รอบคอบ
6. มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์
7. คิดและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี
8. มีความสามารถแยกแยะและจัดระเบียบข่าวสารต่าง ๆ
9. มีความสามารถในการเขียนได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
10. มีศิลปะและเทคนิคการจูงใจคน
11. รู้ขั้นตอนการทำงาน
12. มีมนุษยสัมพันธ์ดี

ลักษณะของการสื่อสารที่ดี
การส่งสารโดยการพูดหรือการเขียน ที่จะทำให้เกิดประสิทธิผลต่อการดำเนินธุรกิจ ควรมีลักษณะสำคัญ ดังนี้
1. ความน่าเชื่อถือ(Credibility)หมายถึง สารที่สามารถทำให้ผู้รับสารเกิดความเชื่อถือในสารนั้น
2. มีสาระ (Content) หมายถึง สารนั้นมีสาระ ให้ความพึงพอใจ เร่งเร้า และชี้แนะให้เกิดการตัดสินใจ
3. ชัดเจน (Clearity) หมายถึง การเลือกใช้คำ หรือข้อความที่เข้าใจง่าย ข้อความไม่คลุมเครือ
4. เหมาะสมกับโอกาส (Context) หมายถึง การเลือกใช้ภาษาและวิธีส่งสาร ตลอดจนผู้รับได้เหมาะสมกับสังคมวัฒนธรรม และสิ่งแวดล้อม
5. ช่องทางการส่งสาร (Channels) หมายถึง การเลือกวิธีการส่งข่าวสารได้เหมาะสมและรวดเร็วที่สุด
6. ความต่อเนื่องและแน่นอน (Continuity and Consistency) หมายถึง การสื่สารที่กระทำอย่างต่อเนื่อง มีความแน่นอนถูกต้อง
7. ความสามารถของผู้รับสาร (Capability of Audience) หมายถึง การเลือกใช้วิธีการส่งสารซึ่งมั่นใจว่าผู้รับสารจะสามารถรับสารได้ง่ายและสะดวก โดยคำนึงถึงความรู้ เจตคติ อุปนิสัย ทักษะการใช้ภาษา สังคมและวัฒนธรรมของผู้รับสารเป็นสำคัญ
การใช้ภาษาสื่อสารธุรกิจ เช่น การประชาสัมพันธ์ การเขียนข้อความโฆษณา มีการเปลี่ยนแปลงไปตามสมัยหรือสภาพความเป็นจริงในสังคม วัฒนธรรม การเมือง และเศรษฐกิจ นอกจากนี้ยังมีอิทธิพลที่สามารถกำหนดพฤติกรรมทัศนคติ และความเชื่อของประชาชน ซึ่งส่งผลให้ภาษาเปลี่ยนแปลงมาจากสภาพสังคม การเมือง เศรษฐกิจ และวัฒนธรรมการใช้ภาษาจึงมีความสำคัญยิ่ง โดยเฉพาะการใช้ภาษาสื่อสารทางธุรกิจ เช่นการโฆษณาผ่านสื่อมวลชนประเภทต่าง ๆซึ่งเป็นการเผยแพร่ได้รวดเร็ว มีผู้รับสารจำนวนมาก และถึงตัวผู้รับ ผู้ส่งสารควรคำนึงถึงผลประโยชน์ต่อสังคม และประเทศชาติ มิใช่มุ่งหวังผลกำไรจากการประกอบธุรกิจเพียงอย่างเดียว


ข้อควรคำนึงเกี่ยวกับการใช้ภาษาไทยในการสื่อสาร
1. ใช้คำที่กะทัดรัด เข้าใจง่าย สื่อความหมายได้ชัดเจน
2. ใช้คำสุภาพ เหมาะสมแก้โอกาส ไม่ใช้คำหรือข้อความที่ตีความหมายได้หลายทาง
3. ใข้ข้อความหรือประโยคที่ไพเราะ ไม่ใช้สำนวนหรือรูปประโยคของภาษาต่างประเทศ
4. ใช้ภาษาที่สร้างสรรค์สังคมและรักษาวัฒนธรรมประเพณีที่ดีงามของชาติไทย

รูปแบบของสาร
1.การสื่อสารขององค์กรธุรกิจ กับ ผู้ผลิต ลูกค้า ประชาชน และส่วนราชการ มีลักษณะการสื่อสาร ดังนี้
ผู้รับสาร จุดมุ่งหมายของผู้ส่งสาร รูปแบบของสาร
ผู้ผลิต 1. ส่งข่าว - จดหมาย โฆษณา ใบปลิวเอกสาร
ประชาชน 2. เผยแพร่กิจการให้ความรู้ ความเข้าใจ สิ่งพิมพ์ เอกสาร การซื้อขาย
ลูกค้า 3. ชักจูงให้ซื้อสินค้า หรือใช้บริการ แบบฟอร์มต่าง ๆ
- การบรรยาย อภิปราย การสนทนา
โทรศัพท์

ส่วนราชการ 1. การขออนุญาตโฆษณาจำหน่ายสินค้า - จดหมาย ระเบียบ ประกาศแจ้งความ
2. การขอข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ เช่น ความเคลื่อนไหว คำสั่ง กฏหมาย โทรศัพท์ สนทนา
เกี่ยวกับราคา สอบถาม
2.การสื่อสารในองค์กร หมายถึง การติดต่อสื่อสารกับผู้บริหาร ผู้ถือหุ้น พนักงาน ลูกจ้าง ตลอดจนการติดต่อระหว่างบุคลากรที่ดำเนินธุรกิจเดียวกัน ซึ่งมีลักษณะการสื่อสาร ดังนี้
ผู้รับสาร จุดมุ่งหมายของผู้ส่งสาร รูปแบบของสาร
ผู้บริหาร 1. รายงานความก้าวหน้าและให้ข่าวสาร - จดหมาย หนังสือเวียน รายงานการประชุม
ผู้ถือหุ้น 2. ส่งเสริมความเข้าใจ และประสานผลประโยชน์ - การอภิปราย
ลูกค้า 3. ขอความร่วมมือ - การประชุม
พนักงาน 1. ส่งเสริมความเข้าใจ - การอบรม การประชุม
ลูกจ้าง 2. ขอความร่วมมือ - การอภิปราย
3. แนะนำการปฏิบัติ - หนังสือเวียน ประกาศ คำสั่ง ระเบียบ
4. สร้างความสัมพันธ์
5. ให้ข่าวสาร
สมาชิก 1. ให้ข่าวสาร - จดหมาย หนังสือเวียน วารสาร
2. ขอความร่วมมือ - การประชุม อภิปราย
3. สร้างความสัมพันธ์

การพูดกับงานธุรกิจ
ในแต่ละวันเราใช้เวลาส่วนใหญ่พูดคุยกับผู้คนรอบข้างการพูดธรรมดาแตกต่างจากการพูดของนักธุรกิจซึ่งสื่อสารด้วยการพูดในโอกาสต่าง ๆ เช่น การติดต่อ การสั่งงาน การนำเสนอผลงาน การโฆษณา เสนอขายสินค้า และบริการ นอกจากนี้นักธุรกิจต้องพูดในสังคมธุรกิจ เช่น การสนทนา การสังสรรค์ การกล่าวปราศัย การพูดให้โอวาทการกล่าวรายงาน การพูดปาฐกฐา การอภิปราย การสัมภาษณ์ และการพูดโทรศัพท์
จุดมุ่งหมายของการพูด

1. เพื่อให้ข่าวสาร ความรู้ และความเข้าใจ
2. สร้างความสนใจ ให้เกิดสัมพันธภาพ ความร่วมมือ หรือการสนับสนุน
3. สร้างความเชื่อถือ ศรัทธา ความนิยมให้เกิดขึ้นแก่ผู้ฟัง
ลักษณะการพูดที่ดี

1. เตรียมตัว ด้วยการรักษาสุขภาพให้แข็งแรง แต่งกายเหมาะสมกับงานอาชีพ ใบหน้ายิ้มแย้มแจ่มใสตลอดจนศึกษาหัวข้อหรือข้อมูลข่าวสารที่จะพูด ด้วยการฝึกพูด เช่น การฝึกออกเสียงให้เป็นเสียงตามธรรมชาติ แจ่มใส
2. เตรียมสาร ได้แก่ การศึกษาข้อมูลข่าวสาร ด้วยการหาข้อมูล ลำดับขั้นตอน เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจง่าย
3. พูดด้วยความมั่นใจ มีความชัดเจน เกี่ยวกับเนื้อหา คำพูดชัดถ้อยชัดคำ ความชัดเจนของคำพูดแต่ละคำจะทำให้ผู้ฟังเข้าใจคำพูดของผู้พูดได้ทันที การพูดให้มีความชัดเจนต้องพัฒนาทักษะในการสื่อสาร จำเป็นต้องอาศัยการฝึกฝนและสมาธิ นอกจากนี้น้ำเสียงจะสะท้อนอารมณ์ของผู้พูด
4. สำรวจการพูด และแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น สิ่งสำคัญและมีคุณค่าสำหรับการพูดคือการยิ้มให้บ่อยที่สุดในขณะที่พูดศิลปะการพูดของนักธุรกิจในชีวิตประจำวันของทุกคนใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพูดคุยหรือสนทนากับผู้คน โดยเฉพาะนักธุรกิจ การพูดเพื่อโน้มน้าวให้ผู้ฟังหรือลูกค้าเกิดความศรัทธา มีความคิดเห็นคล้อยตามเพื่อเกิดพฤติกรรมที่ต้องการ คือ ให้ซื้อสินค้าหรือบริการนั้น โดยผู้พูดจะต้องมีความจริงใจ ความปรารถนาดี มีคุณธรรม จริยธรรม ฯลฯ
ขั้นตอนการพูด

1. สร้างความสนใจ โดยใช้วิธีการพูดที่เข้าใจง่าย สร้างความประทับใจให้กับผู้ฟัง
2. สร้างความเข้าใจ ได้แก่ การพูดด้วยการยกตัวอย่าง และเปรียบเทียบให้เข้าใจอย่างชัดเจน
3. สร้างความเชื่อถือ ได้แก่ การพูดอย่างมีเหตุผล มีแหล่งข้อมูล หรือหลักฐานอ้างอิง ประกอบการพูด สามารถสร้างความเชื่อถือให้กับผู้ฟังได้ผลดี
คุณสมบัติของผู้พูด

1. มีศิลปะในการพูด โดยการพูดเร้าใจผู้ฟัง และโน้มน้าวให้ผู้ฟังเกิดความสนใจเกี่ยวกับเรื่องราวที่ผู้พูดต้องการสื่อสาร
2. มีความเชื่อมั่นเกี่ยวกับเรื่องราวที่พูด
3. มีความเป็นกันเอง คือมีความเป็นมิตรไมตรี ด้วยความยิ้มแย้มแจ่มใส
4. มีความจริงใจกับผู้ฟัง
5. มีจรรยาบรรณต่องงานอาชีพ โดยการพูดกับผู้ฟังด้วยความซื่อสัตย์สุจริ

การติดต่อสื่อสารโดยใช้เทคโนโลยี
ก่อนที่อินเทอร์เน็ตจะเกิดขึ้น สื่อที่ใช้กันอยู่โดยทั่วไปล้วนมีข้อจำกัด ไม่สามารถส่งผ่านสารสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ในการทำงานขององค์กรต่าง ๆ จะใช้โทรศัพท์และกระดาษเป็นสื่อในการติดต่อเป็นส่วนใหญ่โทรศัพท์จึงเป็นการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหนึ่ง ผู้สื่อสารควรนัดหมายให้พร้อมเพื่อไม่ให้เสียโอกาส ผลของการติดต่อไม่มีการบันทึกไว้เป็นหลักฐานส่วนการใช้กระดาษ เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือแบบฟอร์มการซื้อขายต่าง ๆ ล้วนต้องใช้เวลานานในการประมวลผล

ส่วนสื่อมวลชล เช่น โทรทัศน์ และวิทยุเป็นการสื่อสารทางเดียว ผู้ชมหรือผู้รับสารสนเทศไม่สามารถจะส่งสารสนเทศกลับไปยังผู้เผยแพร่สื่อได้ง่าย อินเทอร์เน็ตจึงเป็นสื่อชนิดใหม่ซึ่งเอาชนะข้อจำกัดต่าง ๆ ได้ ทำให้ผู้ส่งสารและผู้รับสาร สามารถสื่อสารกันได้แบบสองทาง บุคคลที่ต้องการติดต่อกันไม่จำเป็นต้องนัดหมายเพื่อพบปะในขณะเดียวกันข้อมูลต่าง ๆ ที่ส่งผ่านสามารถบันทึกและเก็บไว้เป็นหลักฐานได้ง่าย นอกจากนี้อินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่รองรับได้ทั้งการสื่อสารแบบหนึ่งต่อหนึ่งหรือต่อหลาย ๆ ราย ข้อมูลสารสนเทศที่อยู่ในระบบอินเทอร์เน็ตมีอยู่มากมายมหาศาล ทำให้ผู้รับสารเลือกได้เท่าที่ต้องการ
ระบบอินเทอร์เน็ตเป็นเครือข่ายที่จะเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์อื่น ๆ ทั่วโลกเข้าไว้ด้วยกัน จุดเด่นของอินเทอร์เน็ต คือ การใช้มาตรฐานที่ทำให้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล โทรศัพท์มือถือ หรือ ซุปเปอร์คอมพิวเตอร์สามารถติดต่อสื่อสาร เชื่อมโยงกันได้โดยไร้พรมแดน การสื่อสารนั้นทำได้ด้วยความเร็วแสงและเป็นการสื่อสารแบบสองทาง
ปัจจัยที่ทำให้อินเทอร์เน็ตประสบความสำเร็จ
1. เป็นมาตรฐาน มาตรฐานของระบบอินเทอร์เน็ตทำให้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์จำนวนมากทั่วโลกเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน และมีศักยภาพที่จะทำให้อุปกรณ์แทบทุกชนิดติดต่อกันได้ เช่นโทรศัพท์ มือถือ โทรทัศน์ เครื่องเล่นเกมส์ ฯลฯ
2. เป็นการเชื่อมโยง การเชื่อมโยงอุปกรณ์ต่าง ๆ ไม่ได้จำกัดเฉพาะวงแคบ หากแต่มีการเชื่อมโยงติดต่อกับบุคคลทั่วไปที่มีความต้องการตรงกัน โดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต และเครื่องคอมพิวเตอร์ ส่วนบุคคล ทำให้ผู้ซื้อและผู้ขายได้ติดต่อกันโดยตรง
3. โลกไร้พรมแดน โลกของอินเทอร์เน็ต เป็นยุคไร้พรมแดน ตำแหน่งที่อยู่ของประเทศต่าง ๆ ไม่มีความสำคัญ ถึงแม้จะอยู่ที่ใดก็ตามย่อมติดต่อสื่อสารถึงกันได้ โดยไม่มีความรู้สึกแตกต่างด้านสถานที่
4. ความเร็วแสง
5. การสื่อสารแบบสองทาง

พาณิชย์อืเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce)
การดำเนินธุรกิจยุคใหม่จำเป็นต้องพึ่งพาระบบอีคอมเมิร์ชหลาย ๆ ด้าน เช่น ด้านการขายการโฆษณาประชาสัมพันธ์ การเจรจาสื่อสารทางการค้า ฯลฯ ผู้ประกอบการต้องปรับธุรกิจเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ต และดำเนินธุรกิจการค้าระบบอีคอมเมิร์ซ ดังนั้นระบบอินเทอร์เน็ตและอีคอมเมิร์ซ ทำให้โลกเข้าสู่การติดต่อสื่อสารและการค้าไร้พรมแดน (Globalization) อย่างแท้จริง ทำให้ผู้ประกอบการค้าขายกับผู้บริโภคทั่วโลกได้โดยตรง ไม่ต้องเดินทางไปพบปะซึ่งทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายสูง


อ้างอิงถึง: http://school.obec.go.th/takbai/information/index01.html

ไม่มีความคิดเห็น: